Quality Assessment (QA) en dos tiempos
1) Pre‑Award QA (antes de enviar la propuesta)
Objetivo: maximizar claridad, coherencia, financiabilidad y compliance antes de pulsar “Submit”.
Qué revisamos (core):
- Donor fit & elegibilidad: prioridades, geografía, población, montos, criterios.
- Coherencia técnica: problema → ToC → resultados → actividades (sin saltos mágicos).
- MEL / logframe: indicadores SMART, metas, MoV operables.
- Presupuesto + narrativa presupuestaria: trazabilidad actividad↔costo, costos unitarios, indirectos, rubros elegibles.
- Cumplimiento formal: anexos, firmas, límites, formato, nomenclatura, consistencia entre documentos.
- Edición final (ES/PT/EN): claridad, tono “donor‑speak”, consistencia.
Entregables (evidencia del QA):
- Checklist de compliance firmado + lista final de anexos
- Matriz de alineación por criterios + recomendación de “ángulo” (framing)
- Lista priorizada de fixes (qué cambiar, por qué, dónde)
- (Si aplica) ajustes puntuales en ToC/MEL/presupuesto
Pre Award QA
Alineación con donante
1) Alineación con donante (fit, elegibilidad, enfoque)
- Revisamos: prioridades del donante, geografía, población elegible, montos/duración, criterios de evaluación.
- Ajustamos: matriz “criterio del donante → dónde lo respondemos”; reescritura de introducción/resumen para reflejar prioridades; ajuste de alcance (población/país/monto) para calzar con la convocatoria.
- Entregamos: matriz de alineación por criterios; lista go/no-go de elegibilidad; recomendación de “ángulo” (framing).
Problema
2) Claridad del problema + evidencia
- Revisamos: diagnóstico, datos, línea base, quiénes son afectados, causas, magnitud.
- Ajustamos: problema en 2–3 mensajes cuantificados (qué, quién, dónde, cuánto); evidencia mínima viable (fuentes, cifras, estudios); diferenciación de causas vs. síntomas.
- Entregamos: párrafo de problema reescrito + citas; mini “árbol de problemas” o bullets causa–efecto.
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Teoria de Cambio
3) Teoría de cambio (lógica causal, supuestos)
- Revisamos: cadena causal, supuestos críticos, riesgos, condiciones externas, lógica de contribución.
- Ajustamos: ToC en 1 página (inputs → actividades → outputs → outcomes → impacto); 3–5 supuestos críticos explícitos y cómo se gestionan; alineación con lenguaje del donante (“outcomes”, “results”).
- Entregamos: ToC (diagrama + narrativa); lista de supuestos + mitigación.
Problema
4) Diseño programático (actividades realistas, cronograma)
- Revisamos: coherencia actividades–resultados, secuencia lógica, roles, hitos, capacidad operativa.
- Ajustamos: actividades como paquetes de trabajo con entregables verificables; cronograma con hitos realistas (Gantt simple); responsabilidades (RACI ligero).
- Entregamos: cronograma (tabla o Gantt); lista de entregables por actividad; roles/responsables.
MEL
5) MEL (indicadores medibles, verificación)
- Revisamos: indicadores SMART, línea base, metas, medios de verificación (MoV), frecuencia, responsabilidades.
- Ajustamos: reescritura de indicadores a formato medible (qué + unidad + población + tiempo); metas realistas y MoV existentes (encuestas, registros, evaluaciones); plan MEL “operable” (quién mide, cuándo, con qué herramienta).
- Entregamos: matriz MEL completa; lista priorizada de indicadores (core vs. complementarios).
Presupuesto
6) Presupuesto (coherencia, elegibilidad, proporcionalidad)
- Revisamos: trazabilidad con actividades, rubros elegibles, indirectos, supuestos de costos, costos unitarios.
- Ajustamos: matriz “actividad → costos → resultado”; normalización de costos unitarios (nº talleres, participantes, días, tarifas); ajuste de indirectos según reglas del donante + justificación de supuestos.
- Entregamos: presupuesto revisado; narrativa presupuestaria (budget notes); lista de “red flags” eliminadas.
Capacidad Organizacional
7) Capacidad organizacional (track record, riesgos)
- Revisamos: experiencia relevante, equipo, gobernanza, socios, capacidad financiera/operativa, riesgos institucionales.
- Ajustamos: sección de capacidad con evidencia (logros, cifras, proyectos similares); claridad de rol de socios y ventajas comparativas; matriz de riesgos institucionales + mitigación.
- Entregamos: sección “capacidad” fortalecida; matriz de socios/roles; matriz de riesgos institucionales.
Sostenibiliad & Escalabilidad
8) Sostenibilidad y escalabilidad
- Revisamos: continuidad post-financiamiento, apropiación local, modelo de costos, institucionalización, réplica.
- Ajustamos: 2–3 mecanismos concretos (financiero, institucional, comunitario); definición de quién asume costos y qué queda instalado; escalabilidad con condiciones para replicar + costos marginales aproximados.
- Entregamos: plan de sostenibilidad (bullets accionables); nota de escalamiento (qué/dónde/con qué condiciones).
Temas Transversales
9) Enfoques transversales (género, inclusión, salvaguardas)
- Revisamos: integración real (no decorativa) de género/inclusión; do-no-harm; salvaguardas; accesibilidad.
- Ajustamos: actividades con medidas específicas (accesibilidad, participación, seguridad); indicadores desagregados (sexo/edad/otros pertinentes); salvaguardas mínimas exigidas por el donante integradas.
- Entregamos: ajustes en ToC/logframe/MEL y presupuesto; checklist de salvaguardas aplicables.
Cumplimiento
10) Cumplimiento formal (anexos, formato, límites)
- Revisamos: requisitos obligatorios, anexos, firmas, formato, límites de páginas/palabras, nomenclatura.
- Ajustamos: checklist de cumplimiento + control cruzado (montos/fechas/nombres); ajuste de formato/estructura según plantilla del donante; control de calidad final antes del envío.
- Entregamos: checklist de compliance firmado por QA; lista final de anexos + control de consistencia.
Post Award
Cumplimiento del award
1) Cumplimiento del award (términos, reporting, anexos)
- Revisamos: agreement/amendments vigentes, calendario de reportes, formatos requeridos, anexos obligatorios, reglas clave (costos, branding, subawards).
- Ajustamos: snapshot “qué pide y cuándo” (1 pág.); checklist de compliance por reporte (con links); gate interno “no se envía sin X”.
- Entregamos: Report Requirements Snapshot; compliance checklist firmado; carpeta Award Docs vFinal.
Trazabilidad de evidencia
2) Trazabilidad de evidencia (outputs → evidencia → reporte)
- Revisamos: Evidence Map (claims del reporte y MoV por output/indicador), links exactos a la data room, correspondencia con el período.
- Ajustamos: Evidence Map con estatus Open/Missing/Done; tickets de evidencia (dueño + fecha); regla “Done requiere link”.
- Entregamos: Evidence Map actualizado; Evidence Requests (tickets); evidencia cargada con naming estándar.
Calidad de datos MEL
3) Calidad de datos MEL (indicadores, MoV, definiciones)
- Revisamos: definición/fórmula, desagregaciones, MoV, frecuencia, responsable, consistencia dataset ↔ reporte.
- Ajustamos: normalización de indicadores a formato medible; validación de MoV (qué prueba qué); data QA rápido (conteos, duplicados, rangos).
- Entregamos: matriz MEL/tabla de indicadores QA; Data QA notes (hallazgos + fixes).
Consistencia Narrativa
4) Consistencia narrativa ↔ MEL ↔ finanzas (cross-check)
- Revisamos: coherencia de fechas, cifras, alcance, # beneficiarios, actividades vs gastos, outputs vs indicadores.
- Ajustamos: checklist de consistencia cruzada; fix list de contradicciones (prioridad + dueño + fecha); reescritura de claims con dato verificable.
- Entregamos: consistency checklist; fix list (dueños/fechas); sección corregida v1.0.
Finanzas
5) Finanzas: budget vs actual + variaciones (allowability)
- Revisamos: ledger y reconciliación por período, variaciones y justificación, elegibilidad/no elegibilidad, indirectos/caps, FX/tipo de cambio.
- Ajustamos: reconciliación budget vs actual por período; plantilla de explicación de variaciones (1–2 frases); lista de red flags + correcciones.
- Entregamos: Budget vs actual v1.0; variance explanations; soportes vinculados (linked).
Soportes & Procurement
6) Soportes y procurement (audit trail)
- Revisamos: expediente por compra (selección, contrato/OC, recepción, pago), cumplimiento de thresholds, evidencia de competencia (si aplica).
- Ajustamos: checklist por compra (mínimo 4 documentos); estructura “Procurement files by purchase”; tickets de missing docs.
- Entregamos: procurement file pack por compra; checklist procurement completado.
Subawards/Subgrants/Partners
7) Subawards/Subgrants/Partners (si aplica)
- Revisamos: acuerdos, calendario de entregables, reporting del partner, evidencia mínima, monitoreo y acciones correctivas.
- Ajustamos: pack mínimo por período (doc + sheet + evidence); handoffs definidos (qué/cuándo/dónde); CAP específico para partner si hay brechas recurrentes.
- Entregamos: partner reporting pack; tabla de handoffs; evidencia de monitoreo.
Gestión de cambios
8) Gestión de cambios (scope/timeline/budget) + aprobaciones
- Revisamos: change triage, change log, decision log, approvals, impacto en outputs y reporting.
- Ajustamos: clasificación de desviaciones (formal/no); registro de cambio/decisión (1 línea + evidencia); preparación de Change Request si aplica.
- Entregamos: change log + decision log; approvals folder; Change Request (si aplica).
Issues/Riesgos + CAP
9) Issues/Riesgos + CAP (cierre con evidencia)
- Revisamos: issue log, severidad, acciones correctivas, dueños/fechas, evidencia de cierre, seguimiento semanal.
- Ajustamos: CAP 30 días (5–12 acciones); CAP tracker semanal integrado al Weekly Ops; regla “cerrado = link”.
- Entregamos: CAP 30 días; CAP tracker (4 semanas); evidencia de cierre linkeada.
Salvaguardas & Compliance transversal
10) Salvaguardas y compliance transversal (PSEA/safeguarding/Do‑No‑Harm)
- Revisamos: evidencia de trainings/quejas, incident reporting (si aplica), mitigación, requisitos del donante y vigencia de protocolos.
- Ajustamos: checklist de salvaguardas aplicables; evidencia mínima por período (registros, focal point, materiales); integración al reporte con claims verificables.
- Entregamos: safeguarding checklist; carpeta de evidencia mínima con naming.
Data room
11) Data room, naming/versionado y “single source of truth”
- Revisamos: estructura de carpetas, owners, existencia de un único vFinal, rutas claras, control de versiones de reportes enviados.
- Ajustamos: estructura estándar + owners; naming aplicado a archivos críticos; submission evidence y logs.
- Entregamos: repo structure + owners; naming/versionado aplicado; submission evidence pack.
Closure / Audit Ready
12) Closure / Audit‑Ready (cuando aplique)
- Revisamos: Evidence Index, closure checklist, archivo final, capacidad de responder requests típicos “en minutos”.
- Ajustamos: Evidence Index con links; Audit‑Ready Pack (pregunta → link); lessons learned con acciones v2.
- Entregamos: Evidence Index; Audit‑Ready Pack; closure checklist + archivo final.
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